Biến trì hoãn thành công cụ nâng cao chất lượng công việc và cuộc sống

Trì hoãn vốn được coi là kẻ thù của công việc và cuộc sống. Nó khiến chúng ta trở nên chây ì, chậm chạp và sau cùng biến thành người vô trách nhiệm. Nó như loại “cúm cô vy”, âm thầm và có sức công phá lớn, vật chủ chỉ có thể nhận ra khi có hậu quả rõ rệt, thậm chí nghiêm trọng. Có điều lạ là ai cũng biết tác hại của nó nhưng không ai có thể phát minh hay điều chế ra một liều thuốc nào đặc trị cả. Thậm chí, đôi khi bất lực mà tự nguyện sống chung với nó.

Mình, nhiều khi vì sự thoải mái của bản thân mà nới lỏng lá chắn thép, trì hoãn trong nhiều hoạt động. Nhưng gần đây, theo dõi lại nhịp độ, thói quen sống và làm việc, mình phát hiện có thể tận dụng điểm yếu này để nâng cao chất lượng cuộc sống và tăng hiệu quả công việc.

  1. Trì hoãn “chốt đơn”, bảo vệ “hầu bao”

Bình thường thì mức độ chi tiêu của mình không nhiều, ngoài việc mua đồ ăn. Tuy nhiên, trước khi tới kỳ khoảng 1 tuần, mình thật sự “mua sắm điên rồ” từ quần áo, giày dép, đồ dùng tiện lợi trong nhà v.v… Sống trong kỷ nguyên của công nghệ thông tin, việc mua sắm của mình diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Khỏi nói, hầu bao của mình luôn bị tổn thương sâu sắc sau đó.

Để cải thiện vấn đề này, mình không từ chối lướt Shopee, Momo hay các trang thương mại điện tử, thay vào đó mình vẫn lướt, vẫn xem, nhấn chọn đồ, cho vào giỏ hàng. Nhưng, quan trọng là mình không chốt đơn ngay mà để tới 1-2 hôm sau, mình quay lại mở giỏ hàng, chọn lựa và xem lại đồ mình đã chọn một lần nữa. Điều ngạc nhiên là mình không thấy còn thích và thấy nó đẹp như hôm trước nữa.

Tất nhiên, mình đã không mua và không tốn tiền cho thứ vô bổ.

Việc trì hoãn này cho phép bạn vẫn thoả mãn cơn khát mua sắm khi hóc môn tăng cao nhưng vẫn cho bạn thời gian đánh giá lại mức độ cần thiết và mức độ thích đối với món đồ.

  1. Trì hoãn phản hồi khách hàng ngay sau khi nhận email, chậm mà chắc

Một trong những kỹ năng của một salesman được khách hàng đánh giá cao đó là “nhanh nhẹn”, ít nhất là trong ngành công nghiệp mình đang làm. Mỗi ngày có 20 -30 chiếc email thì tất cả trong số đó yêu cầu vấn đề phải giải quyết “within the day” – trong hôm nay. Vì để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, mình không ít lần vội vã phản hồi/giải quyết câu hỏi ngay lập tức.

Và chính vì vậy mà mình không có thời gian để xem xét kỹ yêu cầu, làm rõ với các bên liên quan, kết quả là phải làm lại nhiều lần và để lại trong mắt khách hàng ấn tượng xấu. Thậm chí, mình đã từng bị stress khi không thể hoàn thành deadline trong một ngày như khách mong muốn.

Trong khoảng một năm gần đây, mình có cách giải quyết khác hơn. Mỗi khi nhận được thư của khách hàng, mình sẽ xem xét kỹ câu hỏi, nếu không thể giải quyết ngay trong ngày mình sẽ báo lại, nói rõ yêu cầu về mặt thời gian cần thiết, tại sao và hẹn lại họ khi nào có thể trả lời.

Một tip nhỏ: Nếu nhiệm vụ nào cần phải giải quyết trong thời gian dài, thì để tránh gánh nặng tâm lý của khách hàng, bạn có thể tăng thời gian yêu cầu cho từng bước (ví dụ bước A cần 2 ngày, bạn nói 3 ngày). Hoặc cập nhật tình hình tiến độ công việc liên tục, nếu cần có thể thiết đặt 1-2 lần deadline mới. Đôi khi khách hàng không gấp như mình nghĩ đâu. Nên bạn cần chủ động nắm bắt tâm lý khách hàng, nhịp độ xử lý của các bên liên quan và yêu cầu của công việc để “trì hoãn” trong thời gian hợp lý.

Đó là cách trì hoãn lịch sự và “được việc”.

  1. Trì hoãn cuộc gặp mặt/ thảo luận khi đang tức giận

Trong công việc hoặc cuộc sống hàng ngày, chúng ta khó có thể tránh được sự tranh luận, cãi vã. Đôi khi, trách nhiệm và sai sót không phải từ phía bạn nhưng lại để lại hậu quả ảnh hưởng nghiêm trọng tới bạn. Theo phản ứng thông thường, bạn sẽ tức giận và đi tìm đối phương để chỉ trích và mắng mỏ để xả cơn giận, hoặc ít nhất chứng minh là mình “không sai”.

Vâng, tất nhiên bạn đúng, bạn tức giận cũng đúng. Nhưng nếu bạn tức giận và gay gắt chỉ trích đối phương thì chỉ khiến mối quan hệ trở nên xấu đi và công việc cũng không thể giải quyết. Vậy giải pháp ở đây là gì ?

Thay vì gặp mặt đối chất, trách móc, bạn có thể từ chối gặp cuộc hẹn ngay lúc đó. Bạn cho mình không gian, thời gian riêng, gọi tên đúng cảm xúc của bạn (giận dữ hay lo lắng, hoang mang, sợ hãi), sau đó phân tích đúng vấn đề, kết quả, phương án đề xuất. Và hẹn đối phương trao đổi vào ngày hôm sau trên tinh thần tích cực và mục tiêu sau cùng.

Tin mình đi, đa số vấn đề bạn đang gặp phải không gấp như bạn nghĩ, để thêm một ngày cũng không sao mà ngược lại bạn có thể giải quyết còn nhanh gọn lẹ hơn bạn xắn tay áo đi cãi nhau.

Trì hoãn để bảo vệ mối quan hệ và tỉnh táo giải quyết khó khăn.

  1. Trì hoãn khi cần quyết định một việc gì đó quan trọng.

Kể từ khi 18 tuổi, bố mẹ cho mình tự quyết định tất cả, từ việc chọn trường, ngành học, nơi ở cho tới chỗ làm việc. Mình quyết định mọi thứ trong cuộc sống của mình từ cách tiếp nhận, phản ứng và giải quyết. Trong quá trình trưởng thành đó, mình vô cùng biết ơn vì được “tự do” tới vậy, tuy nhiên chính vì việc không ai ngăn cản đó mà mình phải trả giá cho nhiều quyết định không mấy đúng đắn. Mình bị lỗ tiền bạc, thời gian, tâm sức.

Vậy nên cho tới thời điểm này, thay vì sợ bỏ lỡ điều gì đó mà vội vàng quyết định, mình thường “trì hoãn”. Đặc biệt đứng trước những quyết định quan trọng. Quan trọng ở đây có thể là khóa học, có thể ở chuyện “đi” hay “ở”, nghỉ việc hay tiếp tục, tùy vào mức độ đánh giá của mọi người.

Nhưng dù là gì thì hãy cứ cho mình thêm thời gian tìm tòi, quan sát thêm thông tin số liệu cần thiết, phản hồi, tham khảo ý kiến người có chuyên môn, kinh nghiệm liên quan, trải nghiệm, kiến thức, nhu cầu cá nhân để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Ví dụ, mình quan sát nhiều bạn muốn nghỉ việc toàn thời gian để trở thành một người làm tự do, các bạn có niềm tin, “cảm thấy” là mình sống tốt với kỹ năng và cơ hội bạn có. Tuy nhiên, thay vì dựa vào “cảm giác”, thì mình dành thêm thời gian vài tháng để tìm hiểu thị trường, mở rộng vòng kết nối, nâng cao kỹ năng và chuẩn bị chi phí sinh hoạt khi không có khách hàng.

Hoặc nhiều bạn thấy khóa học IELTS từ A-Z có giảm giá cho ai đăng ký sớm, tuy nhiên chưa tìm hiểu về người dạy, phản hồi hay so sánh, khả năng chi trả, thời gian, địa điểm…v.v mà đã đi đăng ký, kết quả là bị lỗ, thậm chí bị lừa vài chục triệu cho một khóa luyện IELTS không kết quả.

Sự thật là cái gì cũng có có plan B, giải pháp, dịch vụ, sản phẩm thay thế, vì vậy hãy cứ trì hoãn nếu có thể để đưa ra một quyết định đúng đắn nhất nhé.

Trì hoãn để đi đúng đường.

  1. Trì hoãn để nghỉ ngơi

Với những bạn có công việc full-time, part-time thì chắc chắn có lúc bị “out of energy” – hết năng lượng như mình. Vì vậy thay vì cố chạy, cố cầm cự thì mình có thể xét xét tới việc tạm trì hoãn bằng cách giảm bớt số lượng dự án trong vòng một tuần. Bạn dành thời gian nghỉ ngơi, đi chơi đâu đó để lấy lại sức và năng lượng cho kế hoạch mới. Đặc biệt, với những bạn con gái, phụ nữ, mình biết nhiều bạn thấy mệt mỏi, đau bụng, đau đầu thậm chí bị sốt, buồn nôn, chóng mặt như mình khi kì kinh nguyệt tới. Vậy nếu không thể chịu đựng được cơn đau, thì hãy nói chuyện với khách hàng, quản lý để xin nghỉ. Mình tin không ai làm khó bạn nếu bạn đang không khỏe.

Trì hoãn để đi xa hơn.

Cùng áp dụng và cho mình biết nếu nó hữu ích với bạn nhé.

Facebook Comments

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.